pesan bisnis

Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran ; pengorganisasian ide; membuat draf, merangkai kata / kalimat/ paragraph; dan merevisi.

Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.
Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cederung tidak mau berubah untuk hal baru.

Penentuan ide pokok untuk menemukan cara mencapai tujuan tertentu bisa dilakukan dengan brainstorming. Brainstorming dilakukan melalui beberapa cara : story teller tour, random list, CFR (Conclusion Finding Recommendation)Worksheet, question and answer chain, dan journalist approach.

Dalam seleksi saluran perlu dipertimbangkan beberapa hal yaitu tingkat kepentingan, formalitas, kompleksitas,kerahasian, emosi, biaya, dan harapan audiens.
Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.

Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu lebih teratur karena komunikator sempat merencanakan dan mengendalikan isi pesan. Bentuknya adalahsurat, memo, dan proposal.Setelah Memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik formal maupun informal langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, yang mencakup pesan yang tertulis maupun lisan.

Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis

Yang termasuk perencanaan pesan-pesan bisnis adalah :

1. Pemahaman Proses Komposisi

Penyusunan proses komposisi seperti halnya proses menciptakan lagu;merencanakan lagu, membuat aransemen dan menentukan musisinya hinnga melakukan revisi-revisi hingga lagu enak didengar. Begitu juga proses penyusunan pesan-pesan bisnis; perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.

2. Perencanaan

Beberapa hal perlu diperhatikan dalam perencanaan diantaranya maksud komunikasi, sasaran audiens, ide pokok, saluran yang digunakan.

3. Pengorganisasian

Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan kata kalimat, dan paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.

4. Revisi

Seluruh maksud dan isi pesan ditelaah kembali dari substansi pesan yang akan disampaikan,gayapenulisa, struktur kalimat, dan bagaimana tingkat pemahaman. Pengecekan dilakukan agar pesan tersampaikan sesuai perencanaan.

5. Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanaka suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang jelas sesuai tujuan organisasi.

6. Mengapa tujuan harus jelas

Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :

1. keputusan untuk meneruskan pesan
2. keputusan untuk menanggapi audiens
3. keputusan untuk memusatkan isi pesan

7. Tujuan komuikasi bisnis.

Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu : memberi informasi, persuasi, dan melakukan kolaborasi

8. Cara menguji tujuan

Untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum perlu pengujian dengan empat pertanyaan berikut.

1. apakah tujuan tersebut realistik
2. apakah waktunya tepat
3. apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat
4. apakah tujuannya selaras dengan tujuan orgsnisasi perusahaan

9. Analisis Audiens

Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.

1. Cara mengembangkan profil audiens.

Mengembangkan suatu profi audiens boleh dikatakan gampang – gampang susah. Penentuan profil audiens dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan karena audiens adalah orang – orang yang sudah dikenal, akantetapi akan menjadi sulit bila belum.dalam kasus ini komunikator perku melakkukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

1. menentukan ukuran serta komposisi audiens
2. siapa audiens
3. reaksi audiens
4. tingkat pemahaman audiens
5. hubungan komunikator dengan audiens

2. Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut dengan lima tahap di bawah ini ;

1. cari apa yang diingikan oleh audiens
2. antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
3. berikan semua informasi yang diperlukan
4. pastikan bahwa informasinya akurat
5. tekankan ide – ide yang menarik bagi audiens

3. Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens

Ada kecenderungan bahwa audiens tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Cara mengatasinya adalah dngfan mengatur pesan – pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapa deliakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan argumentasi merupakan cara yang baik, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi.

10. Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens delanjutnya adalah menentuka cara mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok.

Sebelum menentukan ide pokok hal – hal penting yang harus diidentifikasikan terlebih dahulu :

1. Teknik Curah Pendapat

beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :

1. storyteller’s tour
2. random list
3. cfr (conclusions findings recomendation) worksheet
4. journalist approach

5.                   quetion and answer approach

2. Pembatasan Cakupan

Penyajian informasi rutin terhadap audiens hendaknya menggunakan kata – kata yang singkat. Ide pokok dari pesan – pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin yang penting tidak terabaikan selain itu ide pokok yang disampaikan harus mudayh dimengerti dan diterima oleh audiens.

11. Seleksi saluran dan media

Ide pokok dari pesan – pesan bisnis dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan atau oral atau tertulis.

1. Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan feedback dengan segera. Kelebihan lain adalah sifatnya yang ekonomis. Pendekatan lisan juga bermanfaat apabila yang disajikan adalah informasi kontroversial karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka.

2. Komunikasi Tertulis

Salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah peneulis mempunyai keempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan – pesan mereka. Suatu format tulisan diperlukan jika informasi disampaikan kompleks dan dibutuhkan catatan permanan untuk referensi.

Kesimpulan

Dapat diambil kesimpulan bahwa dalam penyusunan pesan-pesan bisnis terdiri atas tiga hal yaitu perencanaan, komposisi, dan revisi. Langkah lain dalam penyusunan pesan-pesan bisnis adalah dengan menentukan ide pokoknya. Ide pokok merupakan rangkuman pesan-pesan yang disampaikan. Selain itu dalam merencanakan pesan-pesan bisnis perlu juga dilakukan pemilihan saluran komunikasi yang akan digunakan.

PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS

1. Perencanaan Pesan
1. Penentuan tujuan
2. Analisis  audiens
3. Penentuan ide pokok
4. Pemilihan saluran dan media
2. Penyusunan Pesan

1. Mengorganisasikan pesan
2. Memformulasikan pesan
2. Revisi Pesan

1. Menyunting pesan
2. Menulis ulang
3. Memproduksi pesan
4. Mencetak pesan

Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran ; pengorganisasian ide; membuat draf, merangkai kata / kalimat/ paragraph; dan merevisi.Sebuah pesan bisnis yang baik dipandang dari sisi komunikasi biasanya tidak langsung jadi, namun ia memerlukan beberapa langkah untuk mewujudkannya. Perencanaa pesan bisnis di awali dengan :

Revisi Pesan-pesan Bisnis

A. Keterampilan Merevisi

Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan –pesan bisnis secara efektif. Setiap pesan bisnis perlu di edit baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya , gaya penyampaiannya, maupun format penulisannya.

•Pesan – Pesan bisnis mencakup:

•1. Pesan – Pesan Bisnis Tertulis

Proses penulisan pesan – pesan bisnis dalam bentuk tertulis di mulai dari;

a.Mengedit isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan.

Untuk membantu memberikan gambaran yang lebih rinci tentang hal – hal apa saja yang perlu di perbaiki atau di sempurnakan, berikut ini terdapat beberapa pertanyaan penting yang perlu di perhatikan, antara lain:

•Apakah anda telah memasukan poin – poin dengan urutan yang logis?

•Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal – hal yang bersifat umum dengan hal – hal yang khusus?

•Apakah ide yang paling penting telah memperoleh porsi pembahasan yang cukup?

•Apakah anda telah memberikan fakta – fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang ( cross check ) terhadap fakta – fakta yang ada?

•Apakah anda ingin menambahkan informasi yang baru?

b. Mengedit Mekanik / Teknis Penulisan

Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian , dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis yang mencakup antara lain:

•Susunan kalimat yang di gunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada , sehingga mudah di pahami dengan baik.

•Penggunaan kapitalisasi secara tepat ( perhatikan kata – kata yang harus di tulis dengan huruf kapital)

•Penulisan tanda baca secara benar ( perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya , dan tanda seru).

•Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat di pahami dengan mudah.

•Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan – pesan bisnis yang telah disampaikan.

c. Mengedit Format dan Layout

Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalah mengedit format dan layout secara keseluruhan. Disamping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan – kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh di abaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang di gunakan berkualitas baik, audiens Anda akan senang membacanya.

•2. Pesan – Pesan Bisnis Lisan

Sebagaimana pesan – pesan bisnis yang di sampaikan secara tertulis, pesan – pesan bisnis yang disampaikan dalam bentuk lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat di pahami audiens dengan baik.

Oleh karena itu, meskipun penyampaian pesan – pesan bisnis yang di lakukan secara lisan, tetap perlu di lakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain:

•a. Substansi pesan

Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan (editing) pesan – pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan di sampaikan pada audiens.

•Apakah substansi (inti) pesan yang ingin di sampaikan telah tercantum di dalamnya?

•Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya?

•b. Pengorganisasian Pesan

Pengorganisasian pesan – pesan bisnis yang akan di sampaikan secara lisan mencakup tiga poin penting yaitu;

•Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)

•Penyampaian substansi pesan ( misalnya, pengantar pesan di lanjutkan dengan substansi pesan).

•Penutup ( misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).

•c. Gaya Bahasa

Pada umumnya, penulisan pesan – pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan cenderung hanya bersifat outline atau garis besarnya saja, sedangkan penyajian secara lebih rinci (lengkap) dapat disampaikan pada saat melakukan presentasi.

Gaya bahasa yang di gunakan dalam penyajian pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak menonton. Disamping itu, melalui penyajian secara lisan penerimaan pesan akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan suatu pesan yang ditunjukkan dengan penyampaian pesan – pesan secara langsung, pesan – pesan non verbal yang di dukung dengan tampilan kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel, dalam format animasi yang dinamis.

B. PEMILIHAN KATA YANG TEPAT

Pemilihan kata adalah penggunaan kata – kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang di sampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat di mengerti, anda harus dapat memilih kata – kata dengan sebaik – baiknya. Agar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu beberapa hal berikut:

1. Pilihlah kata yang sudah familier/ dikenal

Dalam menyampaikan sesuatu harus menggunakan bahasa yang mudah, agar mudah di mengerti oleh audiens.

2. Pilihlah kata-kata yang singkat

Agar pesan-pesan bisnis lebih efisien, juga mudah dipahami audiens, tetapi harus tetap memperhatikan kaidah yang benar & baik.

3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Agar tidak terjadi salah tafsir. Akibatnya tidak tercapainya tujuan dari pesan_pesan tersebut

C. MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF

Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat & baik.

1. Secara umum, ada tiga jenis kalimat yaitu:

A. Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat.

B. Kalimat Majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen.

C. Kalimat Kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

2. Cara Mengembangkan Paragraf

Ada 2 pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru di diikuti dengan alasan-alasannya.  Cara-cara mengembangkan paragraf:

a. Ilustrasi

b. Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)

c. Pembahasan Sebab-Akibat

d. Klasifikasi

e. Pembahasan Pemecahan Masalah

a.Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.

b. Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)

Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.

c. Pembahasan Sebab-Akibat

Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

d. Klasifikasi

Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.

e. Pembahasan Pemecahan Masalah

Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi

Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas

Pesan-pesan bisnis yang efektif memiliki beberepa karakteristik, termasuk hal-hal berikut ini (Phillips; 1983):

1)    Courtessy.

Penggunaan pesan yang sopan-santun adalah untuk meningkatkan hubungan antara anda dan pembaca dan untuk untuk meningkatkan kebanggaan pembaca. Sopan-santun adalah bahan mentah yang baik untuk mengembangkan hubungan yang baik antara anda  atau organisasi anda dengan klien atau pelanggan. Sopan-santun termasuk menunjukkan pertimbangan kepada perasaan, posisi dan minat  pembaca. Sopan-santun dengan kata lain adalah bersikap empati.

2)    Correctness.

Surat ataupun dokumen yang anda tulis bebas dari kesalahan baik, gramatika, ejaan, kata keterangan, kata-kata, dan lain-lain. Pesan tertulis anda haruslah menarik dan bersih sehingga membuat suasana hati yang baik untuk membacanya.

3)    Conciseness.

Ringkas dan padat adalah hal yang penting dalam pesan bisnis tertulis. Penghematan kata-kata dan kalimat yang tidak perlu. Pesan haruslah singkat padat dan jelas.

4)    Clarity.

Anda bisa ceritakan pembaca apa yang akan anda informasikan dengan bahasa yang sejelas mungkin sehingga pembaca dapat dengan mudah memahami pesan-pesan anda. Jika pesan anda kurang jelas akan membuat frustasi dan membingungkan pembaca.

5)    Concreteness.

Anda menyajikan infoirmasi secara spesifik, dan pasti.  Penulisan yang kongkret tidak berisi kata-kata yang akan membuat salah paham pembaca.

6)    Completeness.

Anda menulis informasi yang ingin diketahui pembaca. Setiap pertanyaan atau keinginan tahuan pembaca harus dijawab dalam pesan-pesan anda dengan lengkap.

Menurut Bovee, et al. (2003), untuk bisa efektif sekurang-kurangnya pesan bisnis harus memiliki karakteristik sebagai berikut:

1) Purposeful.

Setiap pesan haruslah memiliki maksud/tujuan (purpose) yang spesifik, apakah hanya untuk memberi informasi, memecahkan masalah atau permintaan untuk melakukan sesuatu dalam rangka mencapai tujuan.

2) Audience-centered.

Pesan-pesan bisnis haruslah membantu audience dalam memahami tujuan pesan. Oleh karena itu pesan haruslah berorientasi kepada audience (audience-centered), memahami kebutuhannya, pandangannya dan latarbelakangnya.

3) Concise.

Pesan bisnis harus menghormati waktu setiap orang dengan memberikan informasi secara jelas dan efisien.

( TUGAS ) revisi pesan bisnis

Setelah tahapan perencanaan, pengorganisasian dan pembuatan pesan-pesan bisnis dilakukan langkah selanjutnya adalah melakukan perbaikan (revisi) terhadap pesan-pesan bisnis..Revisi ( Perbaikan ) pesan merupakan tahap terakhir dalam proses penyusunan pesan bisnis. Pada tahap ini, dilakukan kegiatan menyunting (editng), menulis ulang pesan dan mencetak pesan. Tahap revisi itu perlu dilakukan untuk memastikan bahwa pesan yang direncanakan dan disusun sudah bebas dari kesalahan.

Revisi sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat dapat sesuai dengan yang dikehendaki. Revisi ini berlaku terhadap seluruh komunikasi ‘menulis’, maupun untuk komunikasi ‘berbicara’ terutama yang memerlukan persiapan tertulis seperti presentasi.

A. Menyunting Pesan (Editing)

Setelah naskah pertama selesai, kebanyakan orang menganggap pekerjaan menyusun pesan telah selesai dan mulai beralih ke pekerjaan lainnya. Hal yang sesungguhnya tidaklah demikian. Menyusun pesan bisnis memerlukan proses yang dilakukan dengan hati-hati. Draft pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang ( review) da diperbaiki lagi, baik dari sudut isi amupun gaya bahasa yang digunakan, organisasi, serta format penulisannya.

1. Revisi Isi, Organisasi, Gaya Penulisan, dan Format.

Idealnya,naskah pertama dibiarkan selama beberapa saat sebelum memulai proses penyuntingan. Evaluasi dimulai dengan membaca secara cepat dan memusatkan perhatian pada isi, organisasi, dan format pesan. Draft pesan dibandingkan dengan rencana semula. Pertanyaan-pertanyaan berikut bias dijadikan pedoman dalam melakukan evaluasi terhadap isi, organisasi dan format pesan:

Apakah kita telah memasukkan butir-butir pesan dengan urutan yang logis?
Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum dan yang khusus?
Apakah pokok pikiran yang paling penting telah memperoleh porsi yang cukup?
Apakah kita telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang terhadap fakta-fakta yang ada?

Bagian awal dan akhir memiliki dampak yang paling besar bagi penerima. Pastkan bahwa bagian awal relevan, menarik dan sesuai dangan kemungkinan reaksi penerima. Bagian akhir dikain ulang untuk memastikan bahwa gagasan pokok telah dirngkas dengan baik dan memberikan kesan positifpada penerima.

2. Pemilihan Kata yang Tepat

Dalam menyampaikan pesan bisnis, peranan kata menjadi sangat penting artinya. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau sangat asing bagi audiens, bukan saja pemborosan atau membuang waktu, tetapi yang lebih penting dari itu adalah penyampaian maksud komunikasi menjadi terganggu. Ada beberapa yang perlu dicermati sehubungan dengan pemilihan kata dalam sebuah pesan bisnis.
Pilihlah kata yang sudah dikenal oleh audiens.
Pilihlah kata-kata yang singkat (efisien).
Hindari kata-kata yang bermakna ganda.

3. Penggunaan Kalimat yang Efektif

Kalimat yang efektif adalah kalimat yang memenuhi dua syarat berikut:

Mampu mewakili pikiran atau perasaan pembicara atau penulissecara tepat.
Mampu menimbulkan pengertian yang sama tepat dalam pikiran atau perasaan pendengar atau pembaca seperti yang dipikirkan atau dirasakan oleh pembicara atau penulis.
Jika kedua syarat ini dipenuhi maka kemungkinan terjadinya salah paham antara mereka yang terlibat dalam komunikasi dapat diminimalkan atau bahkan dihilangkan. Untuk menciptakan sebuah kalimat yang efektif ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu: kesatuan gagasan, kepaduan yang baik, penekanan, variasi, paralelisme, dan penalaran.

Contoh:
Semua karyawan perusahaan tersebut mendapat penjelasan tentang sistem penggajian yang baru (Kesatuan Tunggal)
 Ia bekerja di unit keuangan pada perusahaan itu, tetapi ia merasa kurang cocok di bagian keuangan (Kesatuan yang mengandung pertentangan)

Kepaduan yang baik adalah hubungan timbal-balik yang baik dan jelas antara unsur-unsur (kata atau kelompok kata) yang membentuk kalimat itu. Ada bagian kalimat yang memiliki hubungan yang lebih erat sehingga tidak boleh dipisahkan, ada yang lebih renggang kedudukannya sehingga boleh ditempatkan di mana saja, asal jangan disisipkan antara kata-kata atau kelompok kata yang rapat hubungannya.
Contoh:
 Adik saya yang paling kecil memukul anjing di kebun kemarin pagi, dengan sekuat tenaganya (Kepaduan yang baik)

B. Menulis Ulang Pesan
Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa “tidak ada yang disebut menulis yang ada hanya menulis ulang” Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan berikut:
1. Hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-beanr memperbaikinya
2. Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu
3. Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan.
Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap dan kuat.


C. Memproduksi Pesan

Setelah puas memproduksi pesan, organisasi, gaya , kemudahan dibaca, pilihan kata, pengembangan paragraf dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum selesai. Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis.
Pada masa sekarang ini, sebagian besar dokukmen bisnis dipsroduksi menggunakan computer. Berbagai aplikasi bias dipergunakanuntuk membuat desain agar pesan lebih menarik. Misalnya Ms. Word, desktop publishing, photoshop, dan lain-lain.

komunikasi bisnis PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS

Pengorganisasian pesan bisnis meliputi pengorganisasian pesan dan memformulasikan pesan

A.    Mengorganisasikan Pesan Bisnis

Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik bermasalah dalam isi, pengelompokan, dan urutan butir-butir pesan. Pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik akan sulit dipahami dan dapat berakibat adanya rasa frustasi pada penerima.

Hal-hal berikut yang menyebabkan tidak baiknya pesan bisnis

a.      Bagian awal terlalu panjang

Bagian awal yang terlalu panjang akan menyulitkan penerima dalam memahami ide pokoknya. Terlebih lagi apabila ide pokok disajikan terlalu ringkas

b.     Memasukkan hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis

Hal yang tidak relevan dan tidak logis hanya akan memperpanjang pesan bisnis, membuang waktu, dan mengabaikan pesan pokok.

c.      Informasi penting terlupakan

Sering kali informasi penting terlupakan karena perhatian terpusat pada penyajian ide pendukung atau pelengkap.

d.     Pengelompokan dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang logis

Inti pesan bisnis yang tidak dikelompokkan dengan baik akan membingungkan penerima. Butir pesan seolah terlepas dan sulit dikaitkkan satu sama lain.

Hal-hal berikut yang menyebabkan baiknya suatu pesan bisnis:

a.      Urutan Waktu

Urutan waktu penting untuk menggambarkan perkembangan suatu proyek dan dalam memberikan instruksi untuk mencapai inti dari tujuan pesan.

b.     Urutan Ruang (spatial)

Menekankan pada bentuk atau deskripsi fisik untuk membantu audiens dalam menjalankan instruksi dengan mudah dari komunikator.

c.      Urutan Logis

Urutan mempresentasikan ide atau analisis dari suatu masalah, komunikator harus memutuskan bagaimana menghubungkan pikiran audiens. Biasanya dilakukan dengan mengkaji ulang materi dan aspek-aspek yang berhubungan dengan urutan logis seperti dalam komunikasi tertulis dan komunikasi lisan yang dimulai dari pembukaan, isi, penutup atau kesimpulan.

           

            Pesan yang diorganisasikan dengan baik akan memberikan beberapa manfaat, yaitu

1.     Membantu audiens memahami pesan

Dengan mengemukakan poin penting secara jelas, menyusun ide secara logis dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan memahami tujuan pesan.

2.     Membantu audiens menerima pesan

Pengorganisasian pesan yang baik akan membantu audiens menerima isi pesan tersebut.

3.     Menghemat waktu audiens

Apabila suatu pesan tidak terorganisir dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Karena salah satu tujuan penggorganisasian pesan yang baik adalah penyampaian organisasi yang relevan saja yang dapat menghemat waktu. Selain itu audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pesan yang disampaikan.

4.     Mempermudah pekerjaan komunikator

Faktor ini dapat mempermudah penyelesaian pekerjaan dengan baik, cepat, dan efisien. Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan , dan mengetahui cara menyampaikannya rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan perkerjaan.

Langkah-langkah pengorganisasian pesan dengan baik

1.     Menetapkan ide atau gagasan pokok

Ide pokok merupakan inti atau tema sentral pesan. Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan spesifik.

2.     Mengelompokkan ide atau gagasan

Dalam menyiapkan pesan yang sangat kompleks, pembuatan diagram skematis atau kerangka akan membantu membayangkan hubungan antara bagian-bagian pesan.

3.     Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan

Setelah menetapkan ide pokok dan mengelompokkannya, perlu diputuskan pola atau pendekatan yang digunakan dalam menentukan urutan penyajian gagasan. Pola pendekatan yang digunakan, yaitu:

a.       Pendekatan deduktif/langsung (direct approach)

Merupakan pola urutan penyajian ide dimana ide pokok ditempatkan dibagian awal, kemudian diikuti ide pendukung. Pendekatan ini digunakan apabila penerima pesan akan bereaksi netral atau senang saat menerima pesan tersebut.

b.       Pendekatan induktif/tak langsung (indirect approach)

Pendekatan ini digunakan untuk pesan yang dapat menimbulkan reaksi negatif atau untuk berita yang tidak mengenakkan. Pendekatan ini disajikan di bagian awal kemudian diikuti ide pokok.

Empat Bentuk organisasi pesan bisnis:

1.     Direct Request

Jenis atau tipe bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju (Direct Request) yang dapat berbentuk surat maupun memo.

2.     Pesan-pesan rutin, Good News, atau Good Will

Untuk menyampaikan pesan-pesan yang berisi berita baik( good news) atau berisi good will lebih cocok digunakan pendekatan langsung karena reaksi audiens yang positif.

3.     Pesan-pesan bad news

Jika materi yang dihubungkan berisi berita buruk audiens pada umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh karena itu pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung. Jika harus menyampaikan berita yang kurang menyenangkan cobalah untuk menempatkannya pada bagian pertengahan surat dan gunakanlah bahasa yang halus.

4.     Pesan-pesan persuasif

Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhaapa pesan-pesan yang disampaikan, maka pesan –pesan persuasif dengan pendekatan tak langsung dapat digunakan. Komunikator perlu membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi, sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.

B.    Memformulasikan Pesan Bisnis

1.     Mengendalikan Gaya dan Nada

Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau kesan keseluruhan. Gaya dapat diubah-ubah sesuai dengan kondisi suatu peristiwa, struktur kalimatnya juga disesuaikan dengan sifat pesan dan hubungan dengan penerima. Setiap organisasi pada umumnya memiliki gaya tersendiri dan menggunakan kosakata tertentu yang cenderung sama. Gaya yang jelas, ringkas dan benar serta dipadukan dengan norma-norma kelompok organisasi akan mencerminkan suatu organisasi.

      Komunikasi dikatakan efektif jika memiliki karakteristik sebagai berikut (Quible, et. All, 1996: 27):

1.     Courtesy (sopan santun)

Nada sopan dan santun akan membuat penerima merasa dihargai dan dihormati.

2.     Correctness (tepat/benar)

Tidak terdapatnya kesalahan penulisan baik format, tanda baca, penggunaan kata, ejaan dan tata bahasa. Selain itu penggunaan kata dan istilah yang tidak familiar akan membingungkan para audiens.

3.     Conciseness (ringkas)

Tidak menggunakan kata yang mubazir dan tidak mengulang kata-kata yang tidak diperlukan. Penggunaan kalimat aktif lebih diutamakan karena lebih mantap, ringkas dan secara umum lebih mudah dipahami. Sedangkan penggunaan kalimat pasif lebih baik hanya dipergunakan untuk memperlunak berita buruk.

4.     Clarity and Clearness (jelas)

Mudahnya bacaan dimengerti hanya dalam sekali baca dan tidak menimbulkan keraguan.

5.     Concreteness (tepat)

Tidak menimbulkan kesalah interpretasi karena disajikan secara spesifik dan tidak biasa

6.     Completeness (lengkap)

Memberikan informasi lengkap sesuai kebutuhan dean keinginan penerima.

2.     Mengembangkan paragraf yang logis

Paragraf adalah satu kesatuan unit pemikiran. Setiap paragraf merupakan bagian penting dari keseluruhan pesan. Pada umumnya paragraf yang pendek dapat lebih mudah dibaca dan dipahami dibandingkan paragraf panjang. Paragraf umumnya memiliki tiga unsur, yaitu kalimat topik, kalimat pendukung topik dan kalimat peralihan. Kalimat topik mengungkapkan subjek dari paragraf dan bagaimana subjek akan dikembangkan. Selanjutnya paragraf dikembangkan melalui deretan kalimat berkaitan yang menyediakan dukungan untuk kalimat topik. Sedangkan unsur peralihan diatur dalam urutan yang logis dan terpadu.

Lima teknik yang paling umum digunakan untuk mengembangkan paragraf, yaitu:

1.     Ilustrasi : mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasiatau contoh-contoh yang dapat memperjelas ide pokok.

2.     Perbandingan atau kontras : mengembangkan paragraf dengan menguraikan persamaan dan perbedaan.

3.     Sebab akibat : mengembangkan paragraf dengan teknik sebab-akibat dan memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu.

4.     Klasifikasi : mengembangkan paragraf dengan memecah ide umum menjadi beberapa kategori spesifik.

5.     Masalah dan penyelesaian : mengembangkan paragraf dengan menyajikan suatu masalah dan kemudian membahas penyelesaiannya.